RÈGLEMENT INTÉRIEUR

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CLUB DECOUVERTE DE SAINT-GRATIEN

REGLEMENT INTERIEUR

Ce règlement intérieur complète et précise les statuts de l’association « Club découverte de Saint-Gratien ». Il s’applique obligatoirement à tous les adhérents et plus spécifiquement aux membres du bureau.

Article 1 : Admission de nouveaux adhérents.

Pour être validé par le bureau de l’association, le futur adhérent doit :

- Remplir le bulletin d’adhésion de l’association.

- S’acquitter du montant de la cotisation annuelle.

Le bureau de l’association se réserve le droit de refuser une admission, après avoir entendu l’intéressé et motivé sa décision.

Article 2 : Cotisation.

Les adhérents doivent s’acquitter d’une cotisation annuelle.

Le montant de la cotisation est fixé chaque année par l’assemblée générale sur proposition du bureau de l’association. Elle est unique par famille, personne seule ou couple avec ou sans personne(s) à charge.

La cotisation couvre la période du 1er septembre au 31 août de l’année suivante.

Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Aucun remboursement ne peut être exigé quelles qu’en soient les raisons.

Article 3 : Protection de la vie privée des adhérents.

Les adhérents sont informés que l’association met en oeuvre un traitement informatisé des informations nominatives les concernant. Le fichier informatique est à l’usage exclusif de l’association et n’est communicable dans son intégralité qu’aux membres du bureau.

Conformément aux dispositions de la loi du 6 janvier 1978, tout adhérent à l’association peut exercer son droit d’accès et de rectification en s’adressant au bureau de l’association.

Article 6 : Obligation des adhérents.

L’adhésion à l’association entraîne pleine et entière acceptation des statuts.

L’adhérent démissionnaire ne peut prétendre à un quelconque remboursement au prorata sur le montant versé de sa cotisation.

Article 7 : Fichier informatisé des adhérents.

Sont considérés comme adhérents les personnes ayant acquitté leur cotisation pour l’exercice en cours. Une relance est opérée vers les adhérents qui n’ont pas acquitté leur adhésion 5 mois après le début d’un exercice.

La sortie d’un adhérent du fichier est opérée après 2 ans d’absence de cotisation.

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Article 8 : Assemblée générale ordinaire.

8-1 : Ordre du jour de l’assemblée.

L’ordre du jour de l’assemblée est préparé par le président assisté du secrétaire de l’association et communiqué aux adhérents à jour de leur cotisation en même temps que la convocation à l’assemblée générale.

Trois mois avant l’assemblée générale annuelle les adhérents sont invités à porter à la connaissance du bureau toute question qu’ils souhaiteraient voir traitée en assemblée.

Seules les questions portées à l’ordre du jour peuvent faire l’objet d’un vote et d’une décision en assemblée générale.

L’ordre du jour doit obligatoirement contenir à minima :

- Approbation du procès-verbal de l’assemblée générale précédente,

- Le rapport moral du président,

- Le rapport financier de l’association,

- L’approbation des comptes de l’année écoulée,

- Le programme envisagé pour l’année à venir,

- Le renouvellement du tiers des membres du bureau.

8-2 : vote des résolutions.

Le vote des résolutions s’effectue à main levée, ou à bulletins secrets sur demande d’au moins la moitié plus un des adhérents présents ou représentés.

Article 9 : Assemblée générale extraordinaire.

Conformément à l’article 11 des statuts de l’association, une assemblée générale extraordinaire doit être convoquée en cas de modification des statuts, de situation financière difficile et en toute circonstance exceptionnelle liée au fonctionnement de l’association, ou sur demande écrite d’au moins la moitié plus un des adhérents à jour de leur cotisation à la date de cette demande.

Le vote des résolutions est identique au vote en assemblée générale ordinaire.

Article 10 : Répartition des responsabilités.

La répartition des responsabilités de base est menée de façon à disposer de binômes capables de se substituer l’un à l’autre en cas d’indisponibilité de l’un des deux.

- Le président assure le fonctionnement de l’association, ordonne les dépenses, la représente en justice et dans tous les actes de la vie civile. Il contracte, au minimum, une assurance de responsabilité civile illimitée et de protection juridique au nom de l’association.

Il préside les réunions de bureau et en prépare l’ordre du jour à partir des sujets récurrents programmés et des questions portées par les membres du bureau.

Il peut refuser son visa pour tout engagement de l’association qui pourrait générer un risque financier pour l’association.

Il a en charge l’examen de tous les contrats avant leur présentation au bureau pour y être acceptés ou rejetés.

Il est seul habilité par le bureau pour signer tout contrat ou convention avec des tiers.

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- Le vice-président remplace le président et sa voix dans les réunions du bureau ou celui-ci est absent.

Il rend compte au président des décisions prises en réunion du bureau en cas d’absence du président.

Il assure, en liaison avec le président, l’exécution des décisions prises par le bureau de l’association.

Il est le régulateur des réunions de bureau.

- Le secrétaire est chargé de la correspondance générale, notamment l’envoi des diverses convocations. Il rédige les comptes-rendus des réunions de bureau et des assemblées générales. Il tient à jour les registres prévus par la loi du 1er juillet 1901.

Il peut avoir délégation du président pour signer la correspondance courante.

Il organise le classement et l’archivage des correspondances et dossiers de l’association, assure la purge des archives selon l’usage.

- Le secrétaire adjoint assiste le secrétaire en toutes circonstances.

Il remplace le secrétaire dans ses fonctions en cas d’absence de celui-ci.

Il gère le blog internet de l’association.

- Le trésorier tient les finances et le compte bancaire de l’association. Il effectue tout paiement et perçoit toute recette sous le contrôle des autres membres du bureau.

Il tient le livre comptable de l’association et le communique au bureau en janvier et en juin de l’année suivante ou sur la demande du président.

Il assure la conservation des pièces comptables pendant la durée légale de 10 ans.

- Le trésorier adjoint assiste le trésorier en toutes circonstances.

Il remplace le trésorier dans ses fonctions en cas d’absence de celui-ci.

Il reçoit périodiquement une copie à jour des comptes de l’association pour assurer la continuité comptable de l’association en cas d’indisponibilité du trésorier.

- Les autres administrateurs associés du bureau reçoivent chaque année des attributions particulières de la part du bureau de l’association.

Article 11 : Organisation des activités.

Pour chaque activité retenue par le bureau, quel qu’en soit le périmètre, un responsable bénévole est désigné parmi les membres du bureau. Celui-ci a la charge du bon déroulement de l’activité.

Toutes les activités réalisées sont répertoriées sur document papier et accessibles au niveau de la permanence du forum.

De façon générale, le programme des activités est élaboré par le bureau de l’association, sur proposition de ses membres, sur une base trimestrielle et diffusé au plus tard un mois avant le trimestre à venir. L’approbation des programmes est collégiale et soumise à l’application de l’article 9 des statuts de l’association,

- Validité de la décision si au moins deux tiers des membres du bureau présent.

- Vote à la majorité des voix, en cas d’égalité la voix du président compte double.

Les propositions de voyage avec recours à un organisme extérieur amenées par les membres du bureau font l’objet d’une programmation prévisionnelle sur 3 ans maximum, revue deux fois par an par le bureau, en novembre puis en mai de l’année suivante.

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Les activités voyage sont menées selon une charte spécifique qui s’impose aux participants de l’activité, aux bénévoles qui les organisent et à tous les membres du bureau. Cette charte est définie et modifiée dans les mêmes conditions que le présent règlement intérieur.

Pour chaque activité retenue et déclarée ouverte à l’inscription des adhérents, chaque inscription est personnelle et se fait aux jours et heures d’ouverture de la permanence du club découverte. Aucune inscription anticipée ne peut être acceptée afin de maintenir pour chaque adhérent une même chance de pouvoir participer à une sortie ou un voyage.

Par application de l’article 1er des statuts de l’association tout participant à une quelconque activité proposée par l’association est réputé être un adhérent à jour de sa cotisation. Le contrôle de la préexistence de l’adhésion est de la responsabilité du trésorier et de l’organisateur de l’activité.

Article12 : Organisation financière.

12-1 : Modalité d’engagement des dépenses.

Seuls le président et le trésorier peuvent librement effectuer pour le compte de l’association toutes les dépenses utiles à la réalisation de l’objet statutaire.

Pour le trésorier, le montant des engagements ne devra pas excéder le montant fixé par le bureau de l’association. Toutes les opérations doivent être attestées par un document écrit.

12-2 : Modalité de remboursement des frais.

Les frais justifiés par l’activité réelle des animateurs bénévoles, dûment missionnés par l’association sont remboursés sur présentation des pièces justificatives.

Tous les frais doivent faire l’objet d’un enregistrement permettant d’identifier clairement le bénévole remboursé et la nature des frais engagés.

Article 13 : Dispositions diverses.

13-1 : Locaux mis à la disposition de l’association.

Les locaux dans lesquels est situé le siège de l’association sont mis par convention à la disposition des adhérents de l’association par la ville de Saint-Gratien.

13-2 : Modification du règlement intérieur.

Le règlement intérieur de l’association « club découverte de Saint-Gratien » est établi par le bureau de l’association, conformément à l’article 13 des statuts.

Il peut être modifié à tout moment par le bureau. Il est consultable sur le site internet de l’association ou aux permanences de l’association au Forum de Saint-Gratien.

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Règlement initial (version 1) approuvé par le bureau du 16 mars 2018.